Większość agentów, którzy otwierają własne biuro, robi to z tego samego powodu: po trzech latach pracy na procencie orientują się, że sami budują bazę, sami dzwonią i sami prowadzą transakcję, a decyzje podejmuje ktoś inny. Pytanie nie brzmi, czy dasz radę sprzedawać. Brzmi, czy udźwigniesz to, co dochodzi po drodze: papiery, ubezpieczenie, rozliczenia z ludźmi i marketing.
Ten tekst to lista rzeczy, które trzeba załatwić, w kolejności, w jakiej realnie się je załatwia. Bez teorii.
Krok 1. Sprawdź, czy masz z czego żyć przez pierwsze pół roku
Zacznijmy od jedynej liczby, która decyduje o tym, czy biuro przetrwa. Transakcja w Polsce zamyka się średnio od dwóch do pięciu miesięcy od pozyskania oferty. Jeżeli startujesz 1 marca, pierwsza prowizja wpadnie realnie w maju albo czerwcu, a nie w kwietniu.
To oznacza, że potrzebujesz poduszki na:
- koszty stałe biura przez sześć miesięcy,
- własne koszty życia przez sześć miesięcy,
- budżet na marketing, zanim cokolwiek zacznie się zwracać.
Agenci, którzy zamykają biuro w pierwszym roku, prawie nigdy nie robią tego dlatego, że nie umieli sprzedawać. Robią to dlatego, że skończyły im się pieniądze w czwartym miesiącu, w momencie, w którym trzy transakcje czekały na akt.
Krok 2. Forma działalności
Dla jednoosobowego startu jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostsza i najtańsza. Spółka z o.o. ma sens, gdy wchodzisz ze wspólnikiem, planujesz od razu kilku agentów na umowach albo chcesz oddzielić majątek prywatny od ryzyka firmowego.
Kod PKD, którego potrzebujesz, to 68.31.Z - pośrednictwo w obrocie nieruchomościami. Warto od razu dopisać kody poboczne, jeśli planujesz je robić: zarządzanie nieruchomościami (68.32.Z), wynajem (68.20.Z), doradztwo (70.22.Z).
Rejestracja w CEIDG jest bezpłatna i trwa jeden dzień. To najłatwiejszy element całej układanki, więc nie poświęcaj mu tygodnia.
Krok 3. Obowiązkowe ubezpieczenie OC
Zawód pośrednika został zderegulowany w 2014 roku, więc nie potrzebujesz licencji państwowej. Nie oznacza to jednak, że możesz działać bez niczego.
Ustawa o gospodarce nieruchomościami nakłada na pośrednika obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa. Umowa pośrednictwa powinna zawierać informację o tym ubezpieczeniu, a klient ma prawo zażądać kopii polisy.
Praktyczne wnioski:
- polisę kupujesz przed podpisaniem pierwszej umowy, nie po,
- numer polisy i nazwa ubezpieczyciela wchodzą do wzoru umowy pośrednictwa,
- jeżeli zatrudniasz agentów, sprawdź w warunkach, czy polisa obejmuje czynności wykonywane przez osoby działające w Twoim imieniu.
Dokładne minimalne sumy gwarancyjne i zakres sprawdź u brokera przed zakupem, bo rozporządzenie bywa nowelizowane. To jest ten jeden punkt, w którym nie opłaca się działać z pamięci.
Krok 4. Wzory umów, zanim zadzwoni pierwszy klient
Umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Umowa zawarta ustnie albo mailem nie istnieje, a to znaczy, że nie ma też prowizji, o którą mógłbyś się upomnieć.
Minimalny komplet dokumentów na start:
| Dokument | Po co |
|---|---|
| Umowa pośrednictwa ze sprzedającym (otwarta i na wyłączność) | Podstawa prowizji |
| Umowa pośrednictwa z kupującym | Zabezpieczenie przy obsłudze strony kupującej |
| Protokół prezentacji / lista klientów wskazanych | Dowód, że to Ty pokazałeś nieruchomość |
| Umowa rezerwacyjna | Zamrożenie transakcji przed aktem |
| Klauzula informacyjna RODO | Obowiązek przy zbieraniu danych |
| Umowa współpracy z innym biurem | Podział prowizji przy transakcjach wspólnych |
Dwa zdania, które warto mieć w każdej umowie ze sprzedającym: definicja klienta wskazanego oraz zapis o prowizji należnej także wtedy, gdy strony zawrą umowę z pominięciem pośrednika w ustalonym okresie po zakończeniu umowy. Większość sporów o prowizję przegrywa się dlatego, że tych dwóch zdań nie było.
Wzory warto raz pokazać prawnikowi. To wydatek rzędu jednej prowizji, który zwraca się przy pierwszej spornej sprawie. Moduł umów i protokołów generuje te dokumenty z danych transakcji, ale sam szablon i tak musi być Twój i sprawdzony.
Krok 5. Koszty, których nikt nie liczy na starcie
Ludzie liczą czynsz i ZUS. Potem przychodzi reszta.
Koszty stałe miesięczne:
- biuro albo coworking, jeśli nie pracujesz z domu,
- księgowość,
- telefon firmowy i numer na wizytówce,
- system do pracy biura, czyli CRM z bazą ofert,
- portale ogłoszeniowe, czyli pakiet emisji na Otodom i podobnych,
- hosting i domena strony.
Koszty jednorazowe:
- polisa OC,
- logo i identyfikacja,
- strona internetowa,
- aparat albo sesje zdjęciowe,
- tablice i materiały drukowane.
Koszty zmienne:
- reklama na Facebooku i Google,
- home staging i zdjęcia dla konkretnych ofert,
- dojazdy, czyli pozycja, którą agenci notorycznie zaniżają.
Wypisz te pozycje w arkuszu i policz sumę za sześć miesięcy. Ta liczba jest Twoim progiem wejścia. Jest prawie zawsze wyższa niż pierwsze wyobrażenie.
Krok 6. Portale i widoczność
Prawda, z którą trzeba się pogodzić: na starcie ruch przychodzi z portali, nie z Twojej strony. Pakiet emisji na największym portalu jest realnie kosztem obowiązkowym w pierwszym roku.
Twoja strona ma w tym czasie inne zadanie. Ma potwierdzać, że istniejesz, gdy klient wpisze nazwę biura w Google po rozmowie telefonicznej. Jeśli nie znajdzie nic albo znajdzie stronę zrobioną w pięć minut, traci zaufanie zbudowane przez pół godziny rozmowy.
Dlatego kolejność jest taka: najpierw profil w Mapach Google z prawdziwym adresem i zdjęciami, potem prosta, ale porządna strona biura z ofertami, a dopiero potem content i SEO.
Krok 7. Pierwszy agent
Większość biur zatrudnia pierwszą osobę za wcześnie, w momencie, w którym nie ma jeszcze stałego dopływu ofert. Agent bez ofert nie zarabia, a agent, który nie zarabia, odchodzi po trzech miesiącach i zabiera ze sobą to, czego go nauczyłeś.
Sygnał, że czas na pierwszą osobę, jest konkretny: odrzucasz oferty, bo nie masz kiedy ich obsłużyć. Nie "jest dużo pracy", tylko realnie odmawiasz pozyskania.
Przy pierwszym agencie ustal na papierze trzy rzeczy, zanim zacznie pracę:
- podział prowizji, łącznie z sytuacją, gdy ofertę pozyskałeś Ty, a transakcję zamknął on,
- czyją własnością jest baza klientów,
- co się dzieje z prowizją od transakcji w toku, jeżeli odejdzie.
Punkt trzeci wydaje się nieistotny przez pierwszy rok i staje się najważniejszy w dniu, w którym ktoś składa wypowiedzenie.
Krok 8. System pracy od pierwszego dnia
Pokusa jest zawsze ta sama: Excel, bo jest za darmo i działa. Działa dla jednej osoby i kilkunastu ofert. Przestaje działać dokładnie w momencie, w którym pojawia się druga osoba i pytanie "kto dzwonił do tego klienta i co ustalił".
Minimum, które trzeba mieć uporządkowane od startu:
- baza klientów z historią kontaktu, a nie lista numerów,
- baza nieruchomości widoczna dla całego zespołu, żeby agent od kupującego wiedział, co ma kolega,
- rozliczenia prowizji liczone z wartości transakcji i podziału, a nie z pamięci,
- zadania i przypomnienia, bo transakcja umiera na braku jednego telefonu w terminie.
Nie dlatego, że tak wypada. Dlatego, że przy trzeciej osobie w zespole odtworzenie historii klienta z Excela i WhatsAppa zajmuje więcej czasu niż sama rozmowa z tym klientem. CRM dla biura nieruchomości jest pierwszym narzędziem, które naprawdę zmienia dzień pracy, i ostatnim, które ktokolwiek wdraża na czas.
Najczęstsze błędy pierwszego roku
Brak wyłączności w ofercie. Biuro, które bierze wszystko na umowę otwartą, konkuruje ceną z czterema innymi biurami o tę samą nieruchomość i nie ma budżetu na porządny marketing żadnej z nich.
Prowizja ustalana przy stole. Jeżeli nie masz jednej stawki, którą potrafisz obronić, każdy klient wynegocjuje niższą. Po roku okazuje się, że średnia prowizja w biurze jest o jedną trzecią niższa od tej z cennika.
Brak rozdzielenia roli właściciela i agenta. Przez pierwszy rok jesteś jednym i drugim. Problem zaczyna się wtedy, gdy przy trzech agentach nadal prowadzisz własne transakcje i nie masz kiedy zajmować się biurem.
Inwestycja w logo zamiast w pozyskanie. Identyfikacja wizualna nie przyniosła jeszcze nikomu oferty. Przynosi ją telefon, polecenie i widoczność w miejscu, w którym klient szuka.
Checklista przed startem
- Poduszka finansowa na sześć miesięcy, policzona, nie oszacowana
- CEIDG z kodem 68.31.Z
- Polisa OC pośrednika kupiona przed pierwszą umową
- Komplet wzorów umów sprawdzony przez prawnika
- Konto firmowe i księgowość
- Profil w Mapach Google z adresem i zdjęciami
- Pakiet emisji na portalu ogłoszeniowym
- System do bazy klientów i ofert, ustawiony zanim pojawi się pierwszy klient
- Zasady podziału prowizji spisane, zanim pojawi się pierwszy agent
Pytania, które padają najczęściej
Czy potrzebuję licencji pośrednika? Nie. Zawód został zderegulowany w 2014 roku. Potrzebujesz natomiast obowiązkowego ubezpieczenia OC i umów w formie pisemnej.
Czy mogę prowadzić biuro z domu? Tak, na starcie bardzo wielu tak robi. Pamiętaj tylko, że adres z CEIDG jest publiczny, a w Mapach Google warto mieć miejsce, które da się pokazać klientowi.
Ile ofert potrzebuję, żeby biuro się utrzymało? To zależy od średniej ceny transakcyjnej w Twoim mieście i Twojej stawki prowizji. Policz wstecz: ile transakcji miesięcznie pokrywa koszty, jaka jest Twoja konwersja z oferty na transakcję i ile ofert musisz mieć w bazie, żeby tę liczbę dowieźć. Moduł celów i lejka robi dokładnie to wyliczenie, ale kartka też wystarczy.
Czy warto wchodzić we franczyzę? Franczyza daje markę, wzory i szkolenia, zabiera część prowizji i swobodę. Dla osoby bez sieci kontaktów bywa sensowna. Dla agenta, który ma własną bazę poleceń, rzadko.
Tekst ma charakter informacyjny i opisuje praktykę rynkową, nie jest poradą prawną ani podatkową. Wzory umów, zakres ubezpieczenia i kwestie podatkowe skonsultuj z prawnikiem i księgową.